ניתוח עיסוקים- הגדרות תפקיד בשלטון המקומי
מאת: עינב רובנר ועודד סטקלוב
בשנתיים האחרונות פועל משרד הפנים להובלת תהליך אסטרטגי מעמיק הכולל הסדרת תהליכי עבודה ופיתוח המשאב האנושי בשלטון המקומי. במסגרת התהליך עלה הצורך ביצירת קובץ אחיד לכל הרשויות שיכלול את הגדרות התפקידים השונים וניתוח עיסוק מודולארי לכל אחד מהתפקידים תוך מתן מענה לשוני המובנה הקיים בגדלי הרשויות (הרשות המאוכלסת ביותר גדולה פי יותר מ- 770 מהרשות הקטנה ביותר!).
הקובץ מכיל כ- 100 תפקידים המהווים תפקידי ליבה (מנכ"ל, גזבר) תפקידי תמיכה (נהג אוטובוס, מידען). הקובץ הוכן לאחר תקופה ארוכה בה לא עודכנו התפקידים (מאז תחילת שנות ה-90).
מטרות העבודה
מטרות העבודה הינן רבות כאשר המטרה הראשית הינה כמובן סיוע בניהול כח האדם ברשות המקומית. כמטרות משנה ניתן להציג גם התייעלות באיתור, מיון, גיוס והשמה של עובדים ותכנון מסלולי קידום לעובדי הרשות.
השאלה המעניינת בה נתקלנו בכתיבת הקובץ היתה מיהו בעצם הלקוח?
משרד הפנים
מצד אחד משרד הפנים הינו בבירור הלקוח של עבודה מסוג זה (מעבר לכך שהוא גם הלקוח הרשמי), שכן בכך שהקובץ כולל נוסח מכרז מחייב (תנאי סף והגדרת התפקיד באופן מתומצת), הוא מביא לפיקוח יעיל יותר על איכות כח האדם המגויס לתפקידים ברשויות המקומיות. כך, הכללת דרישות תואר אקדמי כללי או פרטני והיקף שנות ניסיון אמורים להביא למצב בו כח האדם ברשויות המקומיות יותאם לאופן בו משרד הפנים רואה תפקידים מסוימים (למשל תפקידים בכירים ניהוליים כגון גזבר, יועמ"ש וכו').
הרשויות המקומיות
בנוסף למשרד הפנים, גם הרשויות המקומיות עצמן מהוות לקוח עיקרי לקובץ, שכן העובדה כי לא היו קיימות הגדרות תפקידים מוסדרות, פוגעת בעיקר ברשויות החלשות יותר. זאת, משום שאין להן את היכולת להשקיע משאבים עצמיים בפיתוח ותכנון של ניתוח עיסוקים לכח האדם שלהן. לאחר יישום קובץ זה, אנו צופים כי רשויות אלו יוכלו לבצע תהליכים ארגוניים פנימיים ביתר קלות תוך התבססות על הגדרות רשמיות של משרד הפנים לכל תפקיד ותפקיד, צעד שמעבר לחיסכון הכספי בביצוע עצמי של פעולה זו, צפוי להקל גם על תהליך השינוי הארגוני בתוך הרשות.
עובדי הרשויות המקומיות
מעבר לשני לקוחות מוסדיים אלו, אנו רואים גם בעובדי הרשויות המקומיות כנהנים פוטנציאליים עתידיים לעבודה זו, שכן כעת גבולות התפקיד שלהם יהיו ברורים, כולל היבט חשוב אף יותר והוא אופן קידום עתידי. כך למשל, עובד בתפקיד זוטר יחסית, יוכל לראות את הגדרת התפקיד שמעליו ולבחון אלו פרמטרים חסרים לו בכדי להגיע לשם (תואר אקדמי, שנות ניסיון, תעודה מקצועית כלשהי וכו'). שקיפות זו, אמורה להביא לטעמנו לתכנון תעסוקתי עתידי יעיל יותר של כל עובד בשלטון המקומי.
בשנתיים האחרונות פועל משרד הפנים להובלת תהליך אסטרטגי מעמיק הכולל הסדרת תהליכי עבודה ופיתוח המשאב האנושי בשלטון המקומי. במסגרת התהליך עלה הצורך ביצירת קובץ אחיד לכל הרשויות שיכלול את הגדרות התפקידים השונים וניתוח עיסוק מודולארי לכל אחד מהתפקידים תוך מתן מענה לשוני המובנה הקיים בגדלי הרשויות (הרשות המאוכלסת ביותר גדולה פי יותר מ- 770 מהרשות הקטנה ביותר!).
הקובץ מכיל כ- 100 תפקידים המהווים תפקידי ליבה (מנכ"ל, גזבר) תפקידי תמיכה (נהג אוטובוס, מידען). הקובץ הוכן לאחר תקופה ארוכה בה לא עודכנו התפקידים (מאז תחילת שנות ה-90).
מטרות העבודה
מטרות העבודה הינן רבות כאשר המטרה הראשית הינה כמובן סיוע בניהול כח האדם ברשות המקומית. כמטרות משנה ניתן להציג גם התייעלות באיתור, מיון, גיוס והשמה של עובדים ותכנון מסלולי קידום לעובדי הרשות.
השאלה המעניינת בה נתקלנו בכתיבת הקובץ היתה מיהו בעצם הלקוח?
משרד הפנים
מצד אחד משרד הפנים הינו בבירור הלקוח של עבודה מסוג זה (מעבר לכך שהוא גם הלקוח הרשמי), שכן בכך שהקובץ כולל נוסח מכרז מחייב (תנאי סף והגדרת התפקיד באופן מתומצת), הוא מביא לפיקוח יעיל יותר על איכות כח האדם המגויס לתפקידים ברשויות המקומיות. כך, הכללת דרישות תואר אקדמי כללי או פרטני והיקף שנות ניסיון אמורים להביא למצב בו כח האדם ברשויות המקומיות יותאם לאופן בו משרד הפנים רואה תפקידים מסוימים (למשל תפקידים בכירים ניהוליים כגון גזבר, יועמ"ש וכו').
הרשויות המקומיות
בנוסף למשרד הפנים, גם הרשויות המקומיות עצמן מהוות לקוח עיקרי לקובץ, שכן העובדה כי לא היו קיימות הגדרות תפקידים מוסדרות, פוגעת בעיקר ברשויות החלשות יותר. זאת, משום שאין להן את היכולת להשקיע משאבים עצמיים בפיתוח ותכנון של ניתוח עיסוקים לכח האדם שלהן. לאחר יישום קובץ זה, אנו צופים כי רשויות אלו יוכלו לבצע תהליכים ארגוניים פנימיים ביתר קלות תוך התבססות על הגדרות רשמיות של משרד הפנים לכל תפקיד ותפקיד, צעד שמעבר לחיסכון הכספי בביצוע עצמי של פעולה זו, צפוי להקל גם על תהליך השינוי הארגוני בתוך הרשות.
עובדי הרשויות המקומיות
מעבר לשני לקוחות מוסדיים אלו, אנו רואים גם בעובדי הרשויות המקומיות כנהנים פוטנציאליים עתידיים לעבודה זו, שכן כעת גבולות התפקיד שלהם יהיו ברורים, כולל היבט חשוב אף יותר והוא אופן קידום עתידי. כך למשל, עובד בתפקיד זוטר יחסית, יוכל לראות את הגדרת התפקיד שמעליו ולבחון אלו פרמטרים חסרים לו בכדי להגיע לשם (תואר אקדמי, שנות ניסיון, תעודה מקצועית כלשהי וכו'). שקיפות זו, אמורה להביא לטעמנו לתכנון תעסוקתי עתידי יעיל יותר של כל עובד בשלטון המקומי.
אסטרטגיית פעולה בהכנת הקובץ
כל תפקיד נבנה בשלושה חלקים, כאשר הראשון והעיקרי שבהם הינו הגדרת התפקיד (בחרנו להציג קובץ מצומצם ככל הניתן, תחת הנחת מוצא כי רק המשימות העיקריות יוצגו גם תחת המגבלה של אובדן חלק מסוים מהמשימות שאינן בגדר קונצנזוס).
הגדרה זו כלל את המשימות שהעובד מחויב לבצע ואת הכפיפות שלו במבנה הארגוני, כאשר ברור לנו כי לא בכל רשות המבנה הארגוני זהה. לאחר הגדרת התפקיד, הופיעו תנאי הסף שכוללים תנאי סף אקדמיים ותנאי סף של ניסיון מקצועי. אופן הגדרת תנאים אלו, הינו באמצעות פשרה שביצענו בין המצב המצוי כיום לבין המצב הרצוי, תוך כדי כך שנלקחים בחשבון היבטים שונים כגון שכר ממוצע בתפקיד, היצע כח אדם זמין וכו'. טעות "כלפי מעלה" בסעיף זה עשויה להביא לבעיית היצע של עובדים, וטעות "כלפי מטה" עשויה להביא להיצע לא מתאים של עובדים, ולכן זהו אחד החידושים הקיימים בקובץ וקרוב לוודאי גם הרגיש שביניהם.
מתודולוגיית העבודה כללה סקירת חקיקה וחוזרי מנכ"ל לגבי כל תפקיד (לראשונה, יכול כל בעל תפקיד להיכנס לקובץ אחד של משרד הפנים ולקרוא מה החקיקה, אם קיימת, קובעת ביחס אליו), לאחר מכן קיום ראיונות עומק עם גורמים בשלטון המקומי ומקרב הרגולטורים השונים בממשלה.
השלב הבא כלל ביצוע קבוצות מיקוד עם גורמים רלוונטיים נוספים רק מהשלטון המקומי, כאשר בסופו של דבר פורסם הקובץ המלא לשימוע ציבורי למשך מספר חודשים, לצורך קבלת הערות (מעל ל-100 הצעות לתיקונים התקבלו במהלך שלב זה). רק בסוף התהליך שארך מעל לשנה וחצי (!!!) של עבודה מאומצת, הגענו לקובץ שלם וסופי ראשון של 50 תפקידים, כאשר 50 תפקידים נוספים נמצאים גם הם בשלבי הכנה סופיים.
לסיכום
אם ניתן להציג מסקנה אחת מעבודה זו, הרי שהיא בכך שלמדנו כי גורמים מפוקחים (במקרה זה- הרשויות המקומיות) רוצים לעתים לא פחות מהרגולטור (משרד הפנים במקרה זה) לדעת את "כללי המשחק" שלהם. מהם תנאי הסף לתפקיד, מהן הגדרות התפקיד, מה צריך לעשות בכדי להתקדם לתפקיד הבא וכו'. במובן זה, הגדרות התפקידים בשלטון המקומי הן עבור הרשויות המקומיות לא פחות ואולי אף יותר מאשר הן משרתות את הרגולטור עצמו.
------------------------------------------
חברת ADALYA מלווה בשנים האחרונות בכל הנוגע לייעוץ ברגולציה בתחום השלטון המקומי את משרדי הפנים והאוצר.
במסגרת פעילות זו ביצעה ADALYA מחקרים רבים העוסקים בתכנון מדיניות מוניציפאלית של חלוקת הכנסות בין רשויות, איחודי רשויות מקומיות, קידום מעמד האישה, תכנון מדיניות ארנונה, פיתוח הון אנושי והגדרות תפקידים ברשויות, סל שירותים מחייב ועוד. פעילות זו לוותה בניתוח סוגיות הקשורות לכלכלת שלטון מקומי, רגולציה, מכרזים, חקיקה, תכנון גיאוגרפי ועוד.
לפרטים נוספים אנא פנו לראש תחום מחקר ושלטון מקומי - עודד סטקלוב
כל תפקיד נבנה בשלושה חלקים, כאשר הראשון והעיקרי שבהם הינו הגדרת התפקיד (בחרנו להציג קובץ מצומצם ככל הניתן, תחת הנחת מוצא כי רק המשימות העיקריות יוצגו גם תחת המגבלה של אובדן חלק מסוים מהמשימות שאינן בגדר קונצנזוס).
הגדרה זו כלל את המשימות שהעובד מחויב לבצע ואת הכפיפות שלו במבנה הארגוני, כאשר ברור לנו כי לא בכל רשות המבנה הארגוני זהה. לאחר הגדרת התפקיד, הופיעו תנאי הסף שכוללים תנאי סף אקדמיים ותנאי סף של ניסיון מקצועי. אופן הגדרת תנאים אלו, הינו באמצעות פשרה שביצענו בין המצב המצוי כיום לבין המצב הרצוי, תוך כדי כך שנלקחים בחשבון היבטים שונים כגון שכר ממוצע בתפקיד, היצע כח אדם זמין וכו'. טעות "כלפי מעלה" בסעיף זה עשויה להביא לבעיית היצע של עובדים, וטעות "כלפי מטה" עשויה להביא להיצע לא מתאים של עובדים, ולכן זהו אחד החידושים הקיימים בקובץ וקרוב לוודאי גם הרגיש שביניהם.
מתודולוגיית העבודה כללה סקירת חקיקה וחוזרי מנכ"ל לגבי כל תפקיד (לראשונה, יכול כל בעל תפקיד להיכנס לקובץ אחד של משרד הפנים ולקרוא מה החקיקה, אם קיימת, קובעת ביחס אליו), לאחר מכן קיום ראיונות עומק עם גורמים בשלטון המקומי ומקרב הרגולטורים השונים בממשלה.
השלב הבא כלל ביצוע קבוצות מיקוד עם גורמים רלוונטיים נוספים רק מהשלטון המקומי, כאשר בסופו של דבר פורסם הקובץ המלא לשימוע ציבורי למשך מספר חודשים, לצורך קבלת הערות (מעל ל-100 הצעות לתיקונים התקבלו במהלך שלב זה). רק בסוף התהליך שארך מעל לשנה וחצי (!!!) של עבודה מאומצת, הגענו לקובץ שלם וסופי ראשון של 50 תפקידים, כאשר 50 תפקידים נוספים נמצאים גם הם בשלבי הכנה סופיים.
לסיכום
אם ניתן להציג מסקנה אחת מעבודה זו, הרי שהיא בכך שלמדנו כי גורמים מפוקחים (במקרה זה- הרשויות המקומיות) רוצים לעתים לא פחות מהרגולטור (משרד הפנים במקרה זה) לדעת את "כללי המשחק" שלהם. מהם תנאי הסף לתפקיד, מהן הגדרות התפקיד, מה צריך לעשות בכדי להתקדם לתפקיד הבא וכו'. במובן זה, הגדרות התפקידים בשלטון המקומי הן עבור הרשויות המקומיות לא פחות ואולי אף יותר מאשר הן משרתות את הרגולטור עצמו.
------------------------------------------
חברת ADALYA מלווה בשנים האחרונות בכל הנוגע לייעוץ ברגולציה בתחום השלטון המקומי את משרדי הפנים והאוצר.
במסגרת פעילות זו ביצעה ADALYA מחקרים רבים העוסקים בתכנון מדיניות מוניציפאלית של חלוקת הכנסות בין רשויות, איחודי רשויות מקומיות, קידום מעמד האישה, תכנון מדיניות ארנונה, פיתוח הון אנושי והגדרות תפקידים ברשויות, סל שירותים מחייב ועוד. פעילות זו לוותה בניתוח סוגיות הקשורות לכלכלת שלטון מקומי, רגולציה, מכרזים, חקיקה, תכנון גיאוגרפי ועוד.
לפרטים נוספים אנא פנו לראש תחום מחקר ושלטון מקומי - עודד סטקלוב
